Mann sitzt vor seinem Macbook und trinkt aus einer gelben Tasse. Im Hintergrund ist ein blaues abstraktes Gemälde zu sehen © Chris Benson

Homeoffice: So bleiben Telefonkonferenzen entspannt

Innerhalb kürzester Zeit ist das Homeoffice für viele Beschäftigte Realität geworden. Oftmals von null auf hundert, ohne Vorbereitungszeit und ohne im Vorfeld verlässliche Prozesse festlegen zu können. Wichtige Besprechungen laufen jetzt per Telefonkonferenz – oftmals mehrere am Tag. Damit dies möglichst entspannt abläuft, finden Sie hier die wichtigsten Tipps:

Grundsätzliches

  • Alle Teilnehmenden verfügen über Zeit, Agenda und Einwahldaten. Teilen Sie diese allen Beteiligten rechtzeitig per E-Mail oder Kalendereintrag mit.
  • Seien Sie zum vereinbarten Termin pünktlich und wählen Sie sich zwei bis drei Minuten vorher ein – das gilt vor allem für die Organisatoren.
  • Notizen sind eine wichtige Gedankenstütze. Wenn Sie etwas tippen möchten, stellen Sie derweil Ihr Mikrofon stumm. Dafür gibt es meistens einen gut sichtbaren Button.
  • Bereiten Sie Ihre eigenen Unterlagen vor, um nicht während der Konferenz danach suchen zu müssen. Wichtig: Stellen Sie Protokolle vorangegangener Konferenzen allen zur Verfügung.
  • In einer Telefonkonferenz können Sie keinen Blickkontakt aufnehmen. Nennen Sie deshalb den Namen der Person, wenn sie diese direkt ansprechen möchten.

Umgebung

Ein ruhiges Umfeld macht die notwendige Konzentration deutliche leichter und andere Teilnehmende werden durch Hintergrundgeräusche nicht abgelenkt.

  • Ziehen Sie sich in einen Raum zurück, in dem Sie ungestört sind und an einem Tisch sitzen können.
  • Auch Haustiere sollten nach Möglichkeit nicht mit Ihnen im Raum sein.
  • Auch hier können Sie ggf. Ihr Mikrofon stumm schalten, solange Sie nicht sprechen.

Kinder

Eine besondere Herausforderung ist das Homeoffice für alle, die nun mit ihren Kindern zu Hause sind:

  • Erklären Sie Ihren Kindern, dass Sie zwar zu Hause sind, aber doch arbeiten müssen und deshalb nicht immer zur Verfügung stehen.
  • Vereinbaren Sie Zeiten, an denen Sie auch tagsüber für Ihre Kinder „ansprechbar“ sind.
  • Nicht ungeduldig werden! Gerade für Kinder ist dies eine ganz neue Situation und für sie ist es noch schwieriger, sich darauf einzustellen, als für Erwachsene.
  • Bei täglich wiederkehrenden Telefonkonferenzen sollten Sie Kinder darauf vorbereiten, dass Sie in dieser Zeit möglichst allein sein müssen.

Moderation – das Augenpaar der Konferenz

In einem Präsenzmeeting können alle Teilnehmenden sehen, wer anwesend ist und wer gerade spricht. In der Telefonkonferenz sind die Moderatorin oder der Moderator das „Augenpaar“ für alle Teilnehmenden. Aufgabe ist es, die fehlenden visuellen Informationen für die Runde hörbar zu machen. Spezielle Tipps für die Moderatorin oder den Moderator einer Telefonkonferenz: 

  • Wenn sich eine neue Teilnehmerin oder ein neuer Teilnehmer einwählt, sagen Sie, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Auf diese Weise wird für alle „sichtbar“, wer anwesend ist.
  • Teilnehmende können nur an der Stimme erkennen, wer gerade spricht. Geben Sie deshalb zu Beginn allen die Gelegenheit, sich vorzustellen und etwas zu sagen. So haben sich alle gegenseitig bereits einmal gehört.
  • Wenn sich die Teilnehmenden noch nicht kennen, bitten Sie sie, vor jedem Wortbeitrag seinen/ihren Namen zu nennen.
  • In Telefonkonferenzen neigen Teilnehmende dazu, direkt in die Agenda einzusteigen. Doch auch hier gilt: Ein entspannter Austausch zum Einstieg sorgt für eine angenehme Atmosphäre.
  • Achten Sie darauf, dass alle zu Wort kommen.
  • Geben Sie als Moderatorin oder Moderator allen Teilnehmenden die Möglichkeit, nach jedem Besprechungspunkt noch etwas hinzuzufügen.
  • Fassen Sie das Gesagte regelmäßig zusammen.

Technisches

  • Scheuen Sie sich nicht davor, andere darauf hinzuweisen, wenn sie schlecht zu verstehen sind.
  • Sind einzelne besonders laut und stechen hervor, benutzen sie womöglich ein Headset. Bitten Sie sie, das Mikrofon etwas weiter vom Mund entfernt zu halten.
  • Sie sind kurz abwesend? Schalten Sie solange nicht auf „on Hold” – dadurch kann die ganze Telefonkonferenz durch Warteschleifenmusik oder eine nervige Ansage gestört werden.
  • Ihr Konferenzsystem bietet die Möglichkeit, parallel einen schriftlichen Nachrichtenaustausch oder Chat durchzuführen? Dann können Wortmeldungen auch auf diesem Wege erfolgen. Unterbrechungen werden so minimiert.
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